Як правило, паперова трудова книжка, яка зберігається в роботодавця, видається працівнику лише в разі його звільнення. Відповідно до п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мін'юсту України та Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, записи в трудовій книжці про звільнення працівника вносяться в день звільнення й повинні точно відповідати тексту наказу.
Із 10 червня 2021 р. облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, тож якщо працівника прийнято на роботу після цієї дати, паперова трудова книжка вже має зберігатися в нього. Проте записи до паперової трудової книжки можуть вноситися роботодавцем на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП).
Якщо працівника прийнято до 10 червня 2021 р., то паперова трудова книжка зберігається в роботодавця до завершення робіт щодо внесення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, що має бути виконано протягом п’яти років. Після цього наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (Прикінцеві та перехідні положення Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX).
Механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі врегульовано Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 (далі — Порядок № 11-1). Після 10 червня 2026 р. роботодавець має право видати працівникам паперові трудові книжки, які ще зберігаються в нього. Прямої вимоги щодо видання наказу про видачу трудових книжок законодавство не містить. Проте, на думку автора, це необхідно зробити задля підтвердження підстав видачі трудових книжок. У наказі необхідно вказати підставу видачі, визначити працівників, яким видаються трудові книжки, встановити порядок їх видачі та осіб, відповідальних за цей процес.
Щодо оформлення, то, на думку автора, заява працівника в такому разі не потрібна, адже відповідно до вимог п. 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 після завершення передавання скан-копій трудових книжок на вебпортал ПФУ наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
Водночас задля підтвердження волевиявлення працівника одержати трудову книжку він може надати роботодавцю заяву. Але, наголосимо, що в законодавстві немає прямої вимоги щодо отримання такої заяви.
Видача трудових книжок роботодавцем відбувається шляхом проставлення працівником особистого підпису в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (графа 13).