Перелік обов’язкових документів для ведення військового обліку

Назва документа

Форма документа

Строки подання (підготовки)

Підстава

Наказ про покладання обов’язку з ведення військового обліку

Довільна
(з дотриманням правил ДСТУ 4163:2020)

До початку виконання обов’язків за умови виникнення потреби у веденні військового обліку

Пункти 8, 9, 11 Порядку № 1487

Документ, у якому визначені посадові обов’язки з ведення військового обліку

(наказ, у якому вказані обов’язки, або посадова інструкція інспектора з військового обліку, або посадова інструкція інспектора з кадрів із внесенням додаткових обов’язків з ведення військового обліку)

Самостійна розробка
(з дотриманням п. 6 Загальних положень розділу 1 Випуску 1 ДКХП та професійного стандарту інспектора з військового обліку)

До початку виконання обов’язків особою, відповідальною за ведення військового обліку

Абзац третій п. 11 Порядку № 1487

Документ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку

Доцільно зробити у вигляді
наказу — форма довільна
(з дотриманням правил ДСТУ 4163:2020).

Якщо потреби немає, доцільно видати окремий наказ та мати при собі сертифікат (свідоцтво) про підтвердження кваліфікації відповідальної особи від ліцензованого закладу освіти, якому Генштаб погодив програму 

До 1 жовтня

Абзац другий п. 12 Порядку № 1487

План роботи з військового обліку на поточний рік

Довільна

До початку року

Абзац другий п. 4 додатка 31 до Порядку № 1487

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Додаток 2
до Порядку № 1487

З моменту ведення підприємством військового обліку
(із заміною, враховуючи зміни)

Пункт 19 Порядку № 1487

Лист (журнал тощо) ознайомлення з правилами військового обліку

Довільна

Постійно
(з моменту прийняття на роботу)

Абзац третій п. 34 Порядку № 1487

Витяги з нормативних документів стосовно виконання призовниками, військовозобов’язаними та резервістами, які працюють на підприємстві, обов’язку щодо військового обліку

З дотриманням 
Правил № 1000/5

З моменту ведення підприємством військового обліку
(із заміною, враховуючи зміни)

Абзац сьомий п. 34 Порядку № 1487

Розписки про прийняття від призовників, військовозобов’язаних та резервістів їхніх військово-облікових документів, які мають формуватися у блокноти

Додаток 7
до Порядку № 1487

До моменту подання копій військово-облікових документів до ТЦК та СП з метою їх звіряння з обліковими даними

Абзац 13 п. 34 Порядку № 1487

Повідомлення про призначення або звільнення (увільнення) керівника підприємства

Додаток 1
до Порядку № 1487

У 7-денний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівника підприємства

Пункт 13 Порядку № 1487

Повідомлення про призначення або звільнення (увільнення) особи, відповідальної за ведення військового обліку  

Додаток 1
до Порядку № 1487

У 7-денний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) особи, відповідальної за ведення військового обліку

Пункт 13 Порядку № 1487

Повідомлення про зміну облікових даних

Додаток 4
до Порядку № 1487

Щомісяця

—

Додаток 4
до Порядку № 1487

У 7-денний строк з дати видання наказу про прийняття або звільнення з роботи
(за умови прийняття / звільнення)

Абзац четвертий п. 34 Порядку № 1487

У разі зміни облікових даних:

• прізвища
• власного імені та по батькові (за наявності)
• реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон
• адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання
• адреси місця фактичного проживання
• сімейного стану
• освіти
• місця роботи
• посади

До 5 числа
(за наявності змін)

Абзац 11
п. 34 Порядку № 1487

До 5 числа
(за наявності змін)

Абзац третій п. 45 Порядку № 1487

Списки персонального військового обліку

Додаток 5
до Порядку № 1487

Протягом року 
(ведення).

До 25 січня станом на 1 січня
(підписання та реєстрація)

Абзац перший
п. 33 Порядку № 1487

Додаток 5
до Порядку № 1487

У 5-денний строк з дати видання наказу про прийняття або звільнення з роботи
 (за умови прийняття / звільнення)

Пункти 41–42 Порядку № 1487

У разі зміни облікових даних:

• прізвища
• власного імені та по батькові (за наявності)
• реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон
• адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання
• адреси місця фактичного проживання
• сімейного стану
• освіти
• місця роботи
• посади

У 5-денний строк з дня подання документів щодо відповідної зміни або відображення в електронній формі інформації, що міститься в таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного застосунку порталу «Дія»

Абзац 11 п. 34 Порядку № 1487

Після надання роздруківки е-ВОД
(до списку призовників вноситься запис про зняття з персонального військового обліку та до відповідного списку вноситься новий запис)

Пункти 34 та 79 Порядку № 1487

У 7-денний строк з дня досягнення особами такого віку
(вноситься відмітка «Виключено з військового обліку за віком»)

Абзац другий п. 35 Порядку № 1487

Після надання інформації щодо надання відстрочки

Стаття 23 Закону України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.1993 р. № 3543-XII

Після дати оформлення (анулювання) бронювання

Пункт 43 Порядку № 1487

У 5-денний строк з дня виявлення змін під час звіряння

Абзац третій п. 45 Порядку № 1487

Відомість оперативного обліку

Додаток 12
до Порядку № 1487

Протягом року (ведення).

До 25 січня станом на 1 січня
(підписання та реєстрація)

Абзац другий
п. 33 Порядку № 1487

У 5-денний строк
після прийняття або звільнення з роботи

Пункт 41 Порядку № 1487

Справа до списку персонального військового обліку з копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів

З дотриманням норм глави 2 розділу IV 
Правил № 1000/5

Після оформлення списків персонального військового обліку

Пункт 37 Порядку № 1487

Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів / техніки

Додаток 1 
до Положення 
№ 1921

До 20 червня та
до 20 грудня
(за наявності на обліку транспортних засобів і техніки або змін у їх якісному чи кількісному стані)

Пункт 15
Положення № 1921

Повідомлення про зміни щодо поданих відомостей (у разі зміни найменування підприємства, установи та організації або форми власності, відправки транспортних засобів і техніки в інші регіони або за межі території України на тривалий час, передачі права власності на транспортні засоби і техніку іншим юридичним особам або громадянам, в довгострокову оренду (лізинг), а також якщо транспортний засіб або техніка є предметом застави як виконання зобов’язання за договорами про надання кредиту та гарантії перед банківською установою, та в інших випадках, коли унеможливлюється передача транспортних засобів і техніки військовим формуванням)

Довільна
(з дотриманням правил ДСТУ 4163:2020)

У 7-денний строк після змін

Пункт 16
Положення № 1921

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов’язаних та резервістів (наказ про звіряння)

Довільна

Дата звіряння на підприємстві визначається керівником підприємства. Таке звіряння доцільно проводити до моменту звіряння списків з обліковими даними документів ТЦК та СП

Пункт 45 Порядку № 1487

Графік звіряння списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, з обліковими даними документів ТЦК та СП

Довільна

Дата звіряння з обліковими даними документів ТЦК та СП, на території відповідальності якого перебуває підприємство, визначається розпорядженням голови відповідної районної держадміністрації, міського голови

Пункт 46 Порядку № 1487

Наказ про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів на вимогу ТЦК та СП про їх виклик до цього органу

Довільна
(з дотриманням правил ДСТУ 4163:2020)

Після отримання розпорядження ТЦК та СП та надсилання копії наказу до ТЦК та СП у 3-денний строк

Абзац другий п. 47 Порядку № 1487

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними ТЦК та СП

Додаток 9
до Порядку № 1487

З моменту ведення військового обліку 
(оформлення).

За результатами перевірки
(заповнення)

Підпункт 18 п. 72 Порядку № 1487

Наказ (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та затвердження плану дій на наступний рік

Довільна
(з дотриманням правил ДСТУ 4163:2020)

До 1 лютого

Абзац четвертий п. 72 Порядку № 1487

Листи з ТЦК та СП щодо питань військового обліку

З дотриманням правил ДСТУ 4163:2020

Періодично
(за потреби)

Абзац дев’ятий п. 34 Порядку № 1487