Колись давним-давно, що уже, можливо, й неправда, ми в редакції обговорювали одну ситуацію, в яку потрапив наш передплатник. Ішлося про те, як довести, що підприємство надсилало працівникові листом саме таке повідомлення, а не інше. І дійшли висновку, що відправлення слід робити не тільки рекомендованим листом з повідомленням про вручення, а й з описом вкладення. Так можна убезпечити себе від того, що адресат у разі спору не заявить, що роботодавець надсилав йому вітальну листівку, а не наказ про звільнення тощо.
Тоді випадки взаємодії між роботодавцем і працівником за допомогою поштових відправлень не були поширеними. Тому це питання особливої уваги й не заслуговувало. Водночас поштові відправлення з описом вкладення і з повідомленнями про вручення часто використовуються в судових справах. Але це вже інша сфера взаємовідносин, тож там своя специфіка.
Із початком карантину під час ковіду, а особливо з початком повномасштабного вторгнення у 2022 р., питання дистанційного комунікування між роботодавцем і працівником набуло особливого значення.
У першій редакції ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) було встановлено лише, що в період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Але вже через кілька місяців її було доповнено новою нормою про те, що в період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
У КЗпП тоді ж було викладено в новій редакції ст. 29, в якій також було закріплено право роботодавця в узгоджений з працівником спосіб інформувати останнього про умови роботи. Крім того, було встановлено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. При цьому, йдеться далі у ст. 29 КЗпП, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, коли ознайомлення допускається тільки під підпис.
Відтоді активно й заговорили про обмін кадровими документами між роботодавцем і працівником через месенджери (вайбер, фейсбук), смс-повідомлення, електронну пошту тощо.
У відповідь на запитання, що стосувалися цієї теми і які надходили до редакції, ми роз’яснювали, що оформлення домовленостей про альтернативні способи обміну кадровими документами не повинно бути формальністю (див., наприклад, тут), тому що, як згодом показала практика, одних формальностей замало. Наприклад, підприємство узгодило з працівником, що надсилатиме йому документи через вайбер, бачить відмітки, що повідомлення дійшли, але працівник на них не реагує. Як бути?
Наприклад, у Податковому кодексі України питання вручення платникам податків повідомлень про необхідність їх сплати врегульовано через декларування податкової адреси, яка може бути тільки одна (ст. 45). І встановлено, що в разі якщо платник податків не подав заяви про бажання отримувати документи через електронний кабінет, листування з ним здійснюється шляхом надіслання за адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) платника податків рекомендованим листом з повідомленням про вручення або особисто вручаються платнику податків (його представнику). У разі якщо пошта не може вручити платнику податків документ у зв’язку з відсутністю за місцезнаходженням посадових осіб платника податків, їх відмовою прийняти документ, незнаходження фактичного місця розташування (місцезнаходження) платника податків або з інших причин, документ вважається врученим платнику податків у день, зазначений поштовою службою в повідомленні про вручення із зазначенням причини невручення.
Тобто за будь-яких умов повідомлення вважатиметься врученим, незалежно від того, чи проживає там платник податку фактично, чи бачив він це повідомлення у поштовій скриньці тощо (аналогічно тепер врегульовано й питання вручення повісток військовозобов’язаним).
У статті «Особливості обміну паперовими та електронними документами» в журналі «Заробітна плата» № 7/2024 ми вже розглядали судові справи, пов’язані з особливостями ознайомлення працівників з кадровими документами. І зазначали, що судова практика свідчить, що правові висновки щодо обґрунтованості застосування конкретних засобів електронної комунікації не можуть бути однаковими в кожному, без винятку, трудовому спорі, а їх формулювання залежить від індивідуальних обставин справи та обсягу доказів, наданих сторонами.
Про ще один з таких випадків — далі.
Суть спору та рішення судів
Працівник через суд звернувся до АТ «У… з…» (далі — АТ) з позовом про визнання протиправним та скасування наказу про його звільнення, стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу.
Як випливає з матеріалів справи, працівник працював за строковим трудовим договором. У зв’язку із запровадженням воєнного стану і зменшенням обсягу роботи для багатьох працівників АТ запровадило простій, в т. ч. для нього. Згодом з працівником було призупинено трудовий договір, а коли сплив термін дії трудового договору — звільнено.
Зокрема, 19.04.2022 р. на мобільний номер телефона працівника, зазначений ним у позовній заяві, було надіслано повідомлення такого змісту: «Відповідно до наказу від 01 квітня 2022 року № 389/ос з 01 квітня 2022 року з Вами призупинено дію трудового договору до припинення або скасування воєнного стану в Україні. Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин». На вказане повідомлення надійшла відповідь: «Привет. Ок».
Листом від 24.01.2024 р. АТ повідомило працівника про звільнення з роботи у зв’язку із закінченням строку трудового договору, а також про наявність вакантних посад, які передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору, і запропонувало з’явитися для отримання трудової книжки або дати згоду на її пересилання. Одночасно було надіслано два примірники копії наказу про звільнення.
Не погодившись із рішенням роботодавця про звільнення, працівник звернувся до суду. Одним з аргументів, якими він мотивував позовні вимоги, було те, що його не було ознайомлено з наказами — про них він дізнався лише з адвокатських запитів.
Натомість АТ надало в суд як доказ скриншот із месенджера Viber, з якого було видно, що працівнику на особистий номер мобільного телефона було надіслано повідомлення про призупинення дії трудового договору, тож йому достеменно стало відомо про призупинення дії трудового договору 19.04.2022 р.
Працівник оспорював і цей факт. Та суд апеляційної інстанції критично оцінив доводи апеляційної скарги працівника щодо можливості зміни тексту повідомлення у Viber, недоведеності належності його відправлення відповідальним працівником АТ, а також щодо невідомого походження скриншоту переписки з номером телефона, оскільки судом встановлено, що номер телефона, на який було надіслано повідомлення, збігається з номером телефона, зазначеним позивачем у позовній заяві, а інших доказів неотримання повідомлення позивач не надав.
Суд першої інстанції та апеляційний суди були на боці роботодавця. Одним із доказів того, що роботодавець надсилав працівникові накази для ознайомлення, був скриншот повідомлення у Viber. Хоча в цілому рішення було винесено на користь роботодавця, тому що працівник пропустив строк звернення до суду. Тому захист він будував на тому, що він не знав про наявність наказів, на підставі яких з ним було призупинено дію трудового договору, а згодом і звільнено.
Не погоджуючись із рішенням апеляційного суду, працівник звернувся до Верховного Суду. Касаційну скаргу він мотивував тим, що долучені АТ до відзиву на позовну заяву скриншоти нібито переписки між ними щодо призупинення дії трудового договору не можуть бути взяті судом до уваги як докази, оскільки є неналежними, недопустимими та недостовірними, а також подані з порушенням вимог ст. 100 ЦПК України. Далі цитуємо матеріали справи.
«Зазначені скріншоти отримані у неналежний процесуальний спосіб, не містять достовірних відомостей про те, що відповідна переписка велася саме між роботодавцем і працівником, а також не підтверджують факту ознайомлення працівника зі змістом відповідного повідомлення.
Долучений до матеріалів справи скріншот нібито повідомлення працівника про призупинення дії трудового договору не містить відомостей про особу або номер телефону відправника, що унеможливлює ідентифікацію особи, яка направила повідомлення, а також не містить відомостей про номер телефону, на який воно було надіслане, що виключає можливість встановлення факту його отримання саме працівником.
Крім того, у відзиві на позовну заяву не зазначено про наявність у роботодавця чи іншої особи оригіналу електронного доказу, паперова копія якого була долучена до матеріалів справи, що ставить під сумнів твердження про направлення такого повідомлення саме роботодавцем або його уповноваженою особою.
Роботодавець не надав жодних доказів, які б підтверджували, що електронний доказ, яким обґрунтовується факт направлення повідомлення про призупинення дії трудового договору, належить саме відповідачу та перебуває у його володінні або володінні інших осіб.
Роздруківка електронного листування не може вважатися електронним документом (копією електронного документа) у розумінні положень частини першої ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», тобто не може вважатися доказом, адже не містить електронного підпису, який є обов’язковим реквізитом електронного документа, що унеможливлює ідентифікацію відправника та не забезпечує захист від внесення змін чи викривлення змісту такого документа. Суди попередніх інстанцій не дослідили оригінали електронних доказів, а обмежилися лише формальним посиланням на паперові копії таких доказів».
І наостанок працівник зазначив, що між ним і роботодавцем не існувало домовленостей щодо здійснення надсилання повідомлень та інших документів з питань трудових відносин шляхом використання месенджерів або електронної пошти, що також виключає можливість визнання такого способу повідомлення належним.
Верховний Суд у постанові підтвердив, що суди попередніх інстанцій дійшли правильних висновків про відмову в задоволенні позову у зв’язку з пропуском строку звернення до суду. А також дав оцінку доказу у вигляді повідомлення на Viber і відсутності домовленостей про обмін документами шляхом використання месенджерів або електронної пошти:
«Посилання працівника на відсутність домовленості між сторонами щодо використання месенджерів для службового листування, зазначив Верховний Суд, не мають правового значення, оскільки чинне на момент виникнення спірних правовідносин законодавство не встановлювало спеціальної форми або виключного способу повідомлення працівника про призупинення дії трудового договору. За таких умов визначальним є фактичне доведення відповідної інформації до відома працівника.
Обмін повідомленнями через месенджер, зокрема Viber, сам собою не може оцінюватися ізольовано, однак у сукупності з іншими доказами та встановленими судами обставинами є належним і допустимим доказом повідомлення працівника за умови можливості ідентифікації адресата, змісту повідомлення, а також дати його надсилання та отримання.
Судами встановлено, що позивач був обізнаний про призупинення дії трудового договору, що підтверджується не лише перепискою у месенджері, а й відображенням відповідної інформації у розрахункових листах заробітної плати, які надсилалися позивачу, а також тривалою невиплатою заробітної плати з моменту призупинення дії трудового договору. Такі обставини об’єктивно свідчать про обізнаність позивача щодо правового стану трудових відносин, незалежно від формального отримання копії відповідного наказу.
За наведених обставин Верховний Суд дійшов висновку, що обраний роботодавцем спосіб повідомлення досяг своєї мети, оскільки позивач був поінформований про призупинення дії трудового договору, а доводи про неналежність повідомлення ґрунтуються на формальному тлумаченні вимог закону та не спростовують установлених судами фактичних обставин».
Коментар
Ця постанова особливих коментарів не потребує, тому що з неї чітко прослідковується, які саме питання сторони повинні узгодити між собою, якщо мають намір обмінюватися кадровими та іншими документами засобами електронного зв’язку.
Найперше — домовленість про спосіб електронної комунікації. А далі — що тільки підкаже фантазія:
- хто, коли і як може надсилати повідомлення, з якого телефонного номера чи адреси електронної пошти;
- що слід вважати надсиланням і одержанням повідомлення;
- хто, коли і як повинен на повідомлення зреагувати тощо.
Чим більше подробиць буде врегульовано, тим простіше буде всім. Наприклад, роботодавець може додатково складати акти про підтвердження надсилання повідомлення уповноваженим працівником і його короткий зміст. Для більшої певності можна дублювати інформацію на різні електронні адреси чи додаткові номери телефонів тощо.
Питання щодо комунікацій між сторонами трудового договору знову було додатково врегульовано в новій частині третій ст. 7 Закону № 2136. Встановлено, що кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у т. ч. під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефона тощо. І визначено, в який спосіб це забезпечується.
Якщо сторони не оновили своїх контактних даних, то здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефона вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.
І на завершення повторимо наш попередній висновок: правові висновки щодо обґрунтованості застосування конкретних засобів електронної комунікації не можуть бути однаковими в кожному, без винятку, трудовому спорі, а їх формулювання залежить від індивідуальних обставин справи та обсягу доказів, наданих сторонами.